Izveštaji za menadžment – san ili java?
Izveštavanje za menadžment je jedna od standardnih funkcija u skoro svakoj srednjoj i većoj kompaniji, ali se retko kada radi u manjim kompanijama.
Šta je specifično i zašto je za manje kompanije često izazov redovno raditi izveštavanje za menadžment?
Manje kompanije često imaju ograničene resurse i fokus im je na ono što mora da se uradi kako bi u najkraćem vremenu imali najviše novca uz ispunjavanje obaveznih zakonskim zahteva. Ono što bi trebalo da se uradi i što na dug rok donosi profit uz razumevanje sopstvene kompanije najčešće čeka bolja vremena i više vremena.
Iako su svi podaci već u informacionom sistemu (pretpostavka) retko se stiže, usled preokupiranošću tekućim stvari, da se adekvatno radi izveštavanje za menadžment. Kada se hroničnom nedostatku vremena doda i komplikovanost alata za ovakav tip izveštavanje dobijamo dosta jasnu sliku zašto se u manjim kompanijama izveštavanje za menadžment radi smo kad je „frka“.
Skoro svaka kompanija ima jednu ili više osoba zaduženu za funkcionalne i zakonske potrebe kompanije. Ovi zahtevi koje kompanija mora ispuniti se grubo mogu podeliti u dve nivoa:
- Nivo 1:
- PDV mora da se obračuna i plati do određenog datuma
- Računi dobavljačima i plate zaposlenima moraju se platiti do određenog datuma
- Godišnji izveštaji se moraju predati nadležnim institucijama
- Ostali zakonski zahtevi
- Nivo 2:
- Količine u skladištima (zalihe) moraju biti ispravne
- Prodajni rezultati moraju biti jednostavna za merenje
- Praćenje toka gotovine mora biti moguće pratiti
- Potraživanja se moraju lako pratiti
Nivo 1 i 2 u sebi sadrže stvari koje su operativne i koje se redovno rade, dok se većina ostalih stvari se rade ad hoc ili kada su neophodne.
Funkcionalni i zakonski zahtevi, skoro po pravilu, nadjačaju potrebu za razumevanjem.
Svaki funkcionalni menadžer (menadžer prodaje, menadžer nabavke, HR menadžer, šef računovodstva i sl.) brine o svom „malom svetu“ (odeljenje, oblast) i o zahtevima koji se moraju uraditi i ispuniti, a samo izuzetno žele ili traže uvid u širu sliku. U skladu sa tim se vrlo verovatno podešava i informacioni sistem kompanije – da obezbedi da se ovi zahtevi ispoštuju. Ovakvo stanje postaje očigledno onog trenutka kada dođe vreme da se zadovolje potrebe generalnog direktora za izveštajima koji daju malo širi, strateški pogled. Tada kompanije shvataju da su izveštaji iz informacionog sistema prilagođeni operativno, tekućem poslovanju. Odnosno, generalni direktor shvata da skoro ništa u informacionom sistemu nije podešeno da obezbedi izveštaje koji prevazilaze ove operativne stvari, a koji su njemu neophodni za strateško, dugoročno upravljanje kompanijom i sagledavanju šire slike. Ovo je jedan od razloga zašto vlasnici i direktori u manjim kompanijama najčešće ne koristi informacioni sistem. Pitanje je može li drugačije ili bolje?
Izveštaji za menadžment – osnovna pravila
Izveštaji za menadžment bi trebalo da zadovolje ovih 10 jednostavnih pravila. Izveštaji bi trebalo da su:
- Korisni
- Jasni
- Jednostavni
- Sveobuhvatni
- Relevantni
- Uključuju komentare
- Dopadljivi
- Precizni
- Na vreme
- Troškovno prihvatljivi
Ko sve ima vremena da se bavi ovim? I pošto nije zakonski obavezno… uvek se odlaže za „kad budemo imali više vremena“, a čak i kada se uradi onda je sve samo ne troškovno prihvatljivo. Tada to postaje jednokratni projekat.
Poznat scenario?
Ovo je verovatno radilo na početku, ali su se neizbežno pojavili problemi.
Kad god je menadžment želeo da promeni ili doda neki izveštaj, uobičajeno bi se obraćali softverašima i kupovali dodatne usluge da bi dobili novi ili izmenjeni izveštaj. Pojedine kompanije imaju interne IT stručnjake koji su upoznati sa složenim alatima za kreiranje izveštaja koji se koriste. Drugi bi izvezli podatke u Excel i onda ih tamo sređivali kako bi dobili informacije koje su im potrebne. Sve ove aktivnosti uzimaju dosta vremena, a neke znaju da budu i dosta skupe. Pitanje na kraju uvek ostaje: da li kompanija dobija sve potrebne informacije kako bi donosila bolje poslovne odluke? Da li ovi i ovakvi izveštaji omogućavaju uvid u realno poslovanje?
Standardni izveštaji mogu da obezbede razne vrste podataka – verovatno previše podataka – o tome ŠTA se desilo. Važnije pitanje i samim tim interesantnije je ZAŠTO se nešto desilo? Zašto se prodaja povećala u Aprilu? Zašto se uvećao broj reklamacija? Zašto su troškovi prevoza skočili?
Ima li rešenja?
Ipak, to ne mora biti scenario u budućnosti. Sa savremenim naprednim mogućnostima izveštavanja i novim tehnologijama sve ovo se može uraditi u skladu sa navedenim principima.
Izveštaji za menadžment ne moraju i ne trebaju biti ograničeni pravilima i ograničenjima standardnog izveštavanja i mogu pomoći da se sagleda prava slika kompanije. Oni služe da pomognu da se identifikuju ključne prednosti i mane kako bi se unapredilo poslovanje.
Izveštaji za menadžment služe kako bi se energija sa „potrage za informacija“ preusmerila na dugoročno planiranje. Kvalitetan sistem za izveštavanje omogućava da jednostavno postavite ciljeve, ključne indikatore performansi, delegirate zadatke i pratite rezultate.
„Podaci iz izveštaja za menadžment će pomoći članovima tima i vođama timova da upoređuju i analiziraju podatke, da donose pouzdane zaključke i racionalnije odlučuju.“
Menadžment je mesto na kom se informacije iz različitih funkcionalnih celina slivaju na jedno mesto i pružaju uvid jasnu sliku kompanije. Dobar sistem za izveštavanje omogućava korisnicima da lako upravljaju podacima kako bi pronašli uzroke i posledice prikazanih informacija.
Excel kao alat za izveštavanje
Savremene tehnologije omogućavaju da se sve potrebne informacije „izvuku“ iz postojećeg ERP sistema, obrade i predstave kroz korisnički interfejs sa kojim je korisnik već upoznat.
To je ono što obezbeđuje savremen sistem poslovne inteligencije a Excel je uobičajeno mesto gde se informacije prikazuju. Na ovaj način sve potrebe izveštavanje za menadžment mogu biti zadovoljene.
Ovo daje menadžeru mogućnost da sagleda svoju kompaniju iz ptičje perspektive i razume šta se zaista dešava bez potrebe sa sazivanjem sastanaka i dodatnog trošenja vremena. Razumevanje kompanije, prilagođavanje izveštaja „u letu“, „kopanje“ po podacima i bez dodatnih troškova? I sve to u poznatom alatu: Excel-u.
Ako se ovako postave stvari, menadžeri će shvatiti da odjednom imaju više kontrole i vremena kako bi zaista postavili realistične ciljeve za različita odeljenja unutar kompanije, a ne samo na goruća mesta, što je čest problem manjih kompanija.
Svi podaci mogu biti :
- Dostupni kroz poznat alat: Excel
- Automatski ažurirani (u minutima)
- Precizni
Ako se postavi i dobra analitika onda bi izveštaji bili i:
- Korisni
- Jasni
- Jednostavni
- Relevantni
- Sveobuhvatni
- Dopadljivi
Na ovaj način možete dobiti 9 od 10 tačaka za kvalitetne izveštaje za menadžment. Sada se izveštaji lako mogu deliti sa kolegama uz dodatna pitanja i razmišljanja. Ako se u proces uvede i standardno komentarisanje izveštaja imaćete pokriveno svih 10 tačaka.
Ako ovo postane redovna aktivnost onda može postati i pokretačka snaga kako bi se određene stvari završavale do kraja. Period implementacije i dobijanja rezultata kod ovakvog sistema je iznenađujuće kratak, a konkurentna prednost koju kompanija dobija može biti veoma visoka.
Dobar ERP je neophodan, a odličan sistem za izveštavanje je san. Zašto ne biste imali oba?
Imamo razvijenu i metodologiju i alate kako ovakav sistem izveštavanja za menadžment možete primeniti u svojoj kompaniji. Javite se da popričamo!
